Die vollständige Dokumentationspflichtenliste
Was das Gesetz wirklich fordert — nicht mehr, nicht weniger
§26 ist ein Rückverfolgbarkeits-Ledger. Sein Zweck ist zweidimensional: Einhaltung der §§18–20 und §22 nachweisen können — und bei jedem Gesundheitsalert oder jeder Inspektion lückenlos Auskunft geben können.
§26(1) KCanG listet sieben Dokumentationskategorien, die eine Anbauvereinigung fortlaufend führen muss. „Fortlaufend" bedeutet rechtlich: ereignisbasiert und unverzüglich — nicht wöchentliche Zusammenfassungen, nicht monatliche Tabellenexporte. Die folgende Tabelle enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder:
| Nr. | Dokumentationskategorie | Pflichtfelder (§26-Text) | Einheit |
|---|---|---|---|
| 1 | Herkunft Vermehrungsmaterial | Vorname, Nachname, Adresse der Quelle — oder Name und Sitz des abgebenden Vereins | Pro Eingangs-Event |
| 2 | Lagerbestand auf dem Vereinsgelände | Cannabis in Gramm; Vermehrungsmaterial in Stück | Fortlaufend (bei jeder Bestandsänderung) |
| 3 | Anbaumenge | Geerntetes Cannabis in Gramm | Pro Ernte / Charge |
| 4 | Vernichtung | Vernichtete Cannabis-Menge in Gramm; vernichtetes Vermehrungsmaterial in Stück | Pro Vernichtungs-Event |
| 5 | Weitergabe Cannabis an Mitglieder | Nachname, Vorname, Geburtsjahr des Mitglieds; Menge (Gramm); durchschnittlicher THC-Gehalt; Datum der Weitergabe | Pro Ausgabe-Event |
| 6 | Weitergabe Vermehrungsmaterial an Mitglieder | Nachname, Vorname, Geburtsjahr des Mitglieds; Stückzahl | Pro Ausgabe-Event |
| 7 | Transportdaten | Daten nach §22 (Datum, Start/Ziel, Gramm/Sorten) — Querverweis auf Transportbescheinigung | Pro Transport-Event |
Quick-Check: Führt ihr alle 7 Kategorien?
- ✅ Herkunftsnachweis für jedes bezogene Vermehrungsmaterial (Stecklinge/Samen)
- ✅ Tagesaktueller Bestandsnachweis in Gramm und Stück
- ✅ Ernteprotokoll mit Datum und Gramm je Ernte/Charge
- ✅ Vernichtungsprotokoll mit Menge, Datum, Grund
- ✅ Ausgabe-Log: Nachname + Vorname + Geburtsjahr + Gramm + durchschnitt. THC + Datum
- ✅ Vermehrungsmaterial-Ausgabe: dieselben Mitgliedsfelder + Stückzahl
- ✅ Transport-Events mit §22-Pflichtfeldern verknüpft
Was „fortlaufend" bedeutet — das Event-basierte Logging-System
Warum Wochenberichte eine Compliance-Falle sind
„Fortlaufend" im Sinne des §26 bedeutet: bei jedem regulierten Ereignis sofort, ohne Zeitverzug. Wer täglich zusammenfasst oder gar wöchentlich exportiert, kann bei einer anlassbezogenen Inspektion am selben Tag keine vollständigen Unterlagen vorlegen.
Die folgende Übersicht zeigt die rechtlich gebotene Protokollkadenz für jeden Ereignistyp:
| Ereignistyp | Wann protokollieren | §26-Pflichtfelder |
|---|---|---|
| Vermehrungsmaterial empfangen | Sofort bei Eingang | Quelle (Name/Adresse), Art, Stückzahl, Datum |
| Ernte / Bestandsänderung | Taggleich nach Abschluss | Menge (g), Charge-Referenz, Datum |
| Trocknung / Verarbeitung abgeschlossen | Taggleich nach Abschluss | Bestandsupdate (g), Gewichtsverlust dokumentieren |
| Vernichtung | Bei Vorgang, nicht nachträglich | Menge (g/Stk), Grund, Datum — idealerweise mit Zeuge |
| Cannabis-Ausgabe an Mitglied | Bei Aushändigung | Nachname, Vorname, Geburtsjahr, Gramm, THC-Ø, Datum |
| Transport qualifizierend nach §22(3) | Anzeige: mind. 1 Werktag vorher | Siehe Section 5 (Transport §22) |
Digitale Dokumentation: nicht nur erlaubt, sondern strukturell erwartet
§26(2) KCanG verlangt, dass die Unterlagen der zuständigen Behörde auf Anforderung elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Die Jahresberichte nach §26 müssen ebenfalls elektronisch eingereicht werden. Papier-only ist damit zwar nicht explizit verboten, aber praktisch nicht mehr tragfähig.
Eine compliance-robuste Lösung muss können: unveränderliche Einträge (keine stillen Nachbearbeitungen), auditierbare Änderungshistorie, Export im behördentauglichen Format (CSV/PDF), und schnelle Filterung nach Zeitraum oder Chargen-ID.
Weitergabe-Dokumentation im Detail
Was ins §26-Log gehört — und was aufs Mitglieder-Informationsblatt
§26 und §21 sind zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichen Empfängern. Das §21-Informationsblatt geht an das Mitglied. Das §26-Ausgabe-Log bleibt beim Verein und muss 5 Jahre aufbewahrt werden.
§26(1) Nr. 5 — Pflichtfelder im Weitergabe-Log (intern)
- PflichtNachname des Mitglieds (gesetzlich exakt so benannt)
- PflichtVorname des Mitglieds
- PflichtGeburtsjahr des Mitglieds — nicht Geburtsdatum, nur Jahrgang
- PflichtMenge in Gramm
- PflichtDurchschnittlicher THC-Gehalt (aus Laborwert oder Chargen-Analyse)
- PflichtDatum der Weitergabe
- OptionalMitglieds-ID (interner Indexschlüssel — kein gesetzliches Pflichtfeld)
- OptionalSortenname (im §26-Log nicht verlangt, empfohlen für Rückverfolgung)
§21 — Pflichtfelder auf dem Mitglieder-Informationsblatt (extern)
- §21Sortenname
- §21Erntedatum
- §21Mindesthaltbarkeitsdatum
- §21Durchschnittlicher THC-Gehalt
- §21Durchschnittlicher CBD-Gehalt
- §21Risikohinweise und Jugendschutzinformationen
Altersverifikation bei Weitergabe von Vermehrungsmaterial (§20)
Bei der Ausgabe von Stecklingen oder Samen muss die Volljährigkeit und der Wohnsitz/gewöhnliche Aufenthalt durch Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises sichergestellt werden. Diese Prüfung ist nicht Teil des §26-Logs, aber eine §20-Pflicht, die bei Inspektionen abgefragt wird. Der Versand von Stecklingen per Post ist nach §20(5) KCanG ausdrücklich verboten.
Chargen-Dossier und Labordaten-Integration
Was eine Charge ist, wie man sie baut — und warum das Labor-COA ins Dossier muss
Das KCanG definiert keine explizite Chargen-ID-Syntax. Das Bayerische LGL schließt diese Lücke: Eine Charge ist Cannabis, das unter gleichen Bedingungen angebaut, gleich geerntet, verarbeitet und gelagert wurde und gemeinsam freigegeben wird. Diese Definition ist der operative Anker.
Was ein compliance-robustes Chargen-Dossier enthält
| Dossier-Element | Rechtsgrundlage | Inhalt |
|---|---|---|
| Chargen-ID | Compliance-Best-Practice (kein §-Pflichtformat) | Unveränderlich, eindeutig; empfohlen: JJJJ-Sorte-Nr (z.B. 2026-WH-03) |
| Erntedatum + -menge | §26(1) Nr. 3 | Gramm Frischgewicht → Trockengewicht (mit Gewichtsverlust-Notiz) |
| Freigabedatum | §26 / Bayern LGL Guidance | Datum an dem die Charge als ausgabefähig eingestuft wurde |
| Mindesthaltbarkeitsdatum | §21 (Infoblatt-Pflicht) | Basis für Ausgabe-Entscheidung und §26-Weitergabe-Daten |
| Labor-COA | §21 (THC/CBD-Pflicht), §26(4) (Gesundheitsrisiko-Meldung) | THC-Ø, CBD-Ø, Kontaminanten nach Relevanz (Schimmelpilze, Mykotoxine, Pestizide) |
| Vernichtungsnachweis | §26(1) Nr. 4 + §36 (Ordnungswidrigkeit) | Menge, Datum, Grund, Vernichtungsart; Zeuge empfohlen |
| Weitergabe-Referenzen | §26(1) Nr. 5 | Verknüpfung der Ausgabe-Log-Einträge mit der Chargen-ID |
Vernichtung: Was Behörden bei Inspektionen erwarten
§36 KCanG stuft die Nicht-Vernichtung von nicht ausgabefähigem Cannabis als Ordnungswidrigkeit ein. Die Vernichtungseinträge im §26-Log müssen mit den Bestandsreduktionen in der Bestandsbuchführung übereinstimmen. Bayern betreibt eine eigene KCanG-Kontrollstelle mit Vor-Ort-Inspektionen und amtlicher Probenahme — ein Vernichtungsprotokoll ohne Gewichtsabgleich zum Lagerbestand ist ein Befund.
Transport-Dokumentation nach §22
1 Werktag Voranmeldung. Pflichtinhalt der Transportbescheinigung. Was bei Polizeikontrolle dabei sein muss.
§22-Fehler (fehlende Voranmeldung, Menge/Sortenmismatch) sind einer der meistgenannten Compliance-Befunde — weil der Verein zu wenig ahndet, dass Transport eigenständige Dokumentationspflichten auslöst.
Wann greift §22? — Die drei Transportszenarien
| Szenario | §22-Pflicht? | Voranmeldung? |
|---|---|---|
| Transport auf dem Vereinsgelände selbst (ein Grundstück) | Kein §22-Transport | Entfällt |
| Transport zwischen direktverbundenen Vereinsgebäuden | In der Regel kein §22 | Entfällt |
| Transport über >25g zwischen nicht direkt verbundenen Orten | Ja — §22(3) | Mindestens 1 Werktag vorher |
Pflichtinhalt der Transportanzeige (Vorablmeldung an Behörde)
- PflichtDatum des Transports
- PflichtStartadresse
- PflichtZieladresse
- PflichtMengen in Gramm und Sorten des transportierten Cannabis
Pflichtinhalt der Transportbescheinigung (beim Transport mitführen)
§22(4) KCanG schreibt vor, dass die Transportbescheinigung folgende Felder enthält und von einem gesetzlichen Vertreter des Vereins handschriftlich unterzeichnet ist:
- §22(4)Name und Sitz des Vereins
- §22(4)Transportdatum
- §22(4)Start- und Zieladresse
- §22(4)Mengen in Gramm und Sorten
- §22(4)Name und Kontaktdaten der zuständigen Behörde für die Transportanzeige
Was bei einer Polizeikontrolle während des Transports mitgeführt werden muss
- PflichtMitglieds-Ausweis des Vereins
- PflichtAnaloge oder digitale Kopie der Vereinserlaubnis nach §11(1) KCanG
- PflichtTransportbescheinigung (handunterschrieben durch gesetzl. Vertreter)
Aufbewahrungsfrist, Jahresbericht und Sofortmeldungen
5 Jahre. Bis 31. Januar. Unverzüglich. Drei Fristen, die jeder Vorstand auswendig kennen muss.
| Frist / Pflicht | Gesetzliche Grundlage | Deadline | Format |
|---|---|---|---|
| Aufbewahrung §26-Unterlagen | §26(2) KCanG | 5 Jahre ab Erstellung | Elektronisch abrufbar auf Anforderung |
| Jahresbericht 1: Anonymisierte §26(1)-Daten | §26(3) i.V.m. §43 KCanG | 31. Januar des Folgejahres | Elektronisch, anonymisiert, an zuständige Behörde |
| Jahresbericht 2: Mengennachweis | §26(3) KCanG | 31. Januar des Folgejahres | Elektronisch; Gramm angebaut / ausgegeben / vernichtet |
| Sofortmeldung: Gesundheitsrisiko | §26(4) KCanG | Unverzüglich bei Kenntnis oder begründetem Verdacht | An zuständige Behörde, mit allen bekannten Rückverfolgungsdaten |
| Sofortmeldung: Abhandenkommen / unerlaubte Weitergabe | §26(5) KCanG | Unverzüglich bei Kenntnis oder begründetem Verdacht | An zuständige Behörde, inkl. Fakten zur Rückverfolgung |
| Transportanzeige | §22(3) KCanG | 1 Werktag vor Transport | An zuständige Behörde (Kanal bundesland-spezifisch) |
1. Verwechslung der zwei parallelen Berichte: §26(3) erzeugt zwei separate Einreichungspflichten — die anonymisierten Rohdaten für §43 UND den Mengennachweis. Viele Clubs reichen nur einen davon ein.
2. Fehlende Anonymisierung: Der §43-Bericht muss anonymisiert sein. Eingereichte Klardaten (Name + THC + Menge pro Mitglied) verstoßen gegen das Anonymisierungsgebot.
Was löst eine Sofortmeldung nach §26(4) aus?
§26(4) greift bei Risiken die über das normale Cannabis-Risikoprofil hinausgehen. Praktische Trigger:
- Laborergebnis zeigt unerwarteten Fremdstoff oder Kontaminationswert außerhalb jedes tolerierbaren Bereichs
- Mitglied berichtet nach Konsum ungewöhnliche gesundheitliche Reaktion
- Verdacht auf Beimengung von Substanzen nach §17(4) KCanG
§26(5) greift bei Abhandenkommen (Diebstahl, Einbruch, ungeklärter Mengenverlust) oder bei konkretem Verdacht auf unerlaubte Weitergabe außerhalb des Vereins. Beide Meldungen müssen die verfügbaren Rückverfolgungsdaten der betroffenen Charge enthalten — ein weiterer Grund warum das Chargen-Dossier lückenlos sein muss.
Bayern · NRW · Berlin · Hamburg im Vergleich
Die §26-Fristen sind bundeseinheitlich. Was sich unterscheidet: Behörde, Einreichungskanal, Prüfintensität.
Das LGL betreibt eine dedizierte KCanG-Kontrollstelle mit Vor-Ort-Inspektionen, amtlicher Probenahme und analytischen Kapazitäten (THC/CBD, Mykotoxine, mikrobielle Parameter, Pestizide). Konzept-Einreichungen erhalten häufig Nachfragen zu Sicherheit, Gesundheitsschutz und Jugendschutz. Bayern ist das Bundesland mit der bislang klarsten öffentlich dokumentierten Prüfarchitektur — entsprechend hoch die Dokumentationserwartungen.
NRW arbeitet dezentral: Die Erlaubnis liegt bei der zuständigen Bezirksregierung, die stoffliche Überwachung beim LAVE. Compliance-Kommunikation geht potenziell an mehrere Stellen. Klare Datenexporte und rollenbasierter Zugang zum Dokumentationssystem werden dadurch wichtiger. Das NRW-Ministerium (MAGS) publiziert Bußgeld-Richtlinien — dort sind die §36-Sanktionswerte öffentlich einsehbar.
Berlin formuliert „lückenlose Dokumentation aller Anbau-, Ernte- und Ausgabeprozesse" explizit als Compliance-Säule. Die Berliner Behördenhinweise fordern interne Analyseschwellenwerte und ein Kontaminationskontroll-Konzept — was de facto Batch-basierte Qualitätsdossiers erfordert, auch wenn das KCanG selbst kein Charge-Format vorschreibt. Zusätzlich: Berlin hat per Landesverordnung die Club-Dichte auf 1 pro 6.000 Einwohner begrenzt.
Hamburg benennt als einziges großes Bundesland eine einzelne, klar benannte Behörde. Ein Online-Service-Portal ist aktiv; weitere Module (Transportanzeige, §26-Jahresbericht) werden sukzessive freigeschaltet — bis dahin gilt E-Mail. Hamburg veröffentlicht außerdem eine aktuelle Liste lizenzierter Clubs (Stand Feb 2026). Im bundesweiten Vergleich gilt Hamburg als prozessklarster Standort.
| Aspekt | Bayern | NRW | Berlin | Hamburg |
|---|---|---|---|---|
| Zuständige Behörde | LGL (zentral) | Bezirksregierung + LAVE | LAGeSo | Bezirksamt Altona |
| Vor-Ort-Inspektionsintensität | 🔴 Hoch | 🟡 Mittel | 🟠 Hoch | 🟢 Moderat |
| Qualitäts-/Batch-Erwartung | Sehr hoch (Lab-COA erwartet) | Mittel | Hoch (interne Schwellenwerte gefordert) | Standard (Bundesrecht) |
| Digitaler Einreichungskanal | LGL-Portal | Behörden-spezifisch | LAGeSo-Portal | Online-Service + E-Mail (Übergang) |
| Jan-31-Frist | ✅ Bundeseinheitlich | ✅ Bundeseinheitlich | ✅ Bundeseinheitlich | ✅ Bundeseinheitlich |
§26-Compliance auf einen Blick
Diese Checkliste ist der Mindeststandard. Nicht das Optimum — das Minimum um eine Inspektion unbeschadet zu überstehen.
📋 Laufendes Betriebsjahr
- ✅ Alle 7 §26(1)-Kategorien werden event-basiert und unverzüglich dokumentiert
- ✅ Weitergabe-Logs enthalten: Nachname + Vorname + Geburtsjahr + Gramm + THC-Ø + Datum
- ✅ Jedem Ausgabe-Event liegt ein Chargen-Dossier mit Lab-COA zugrunde
- ✅ Vernichtungen sind mit Gewichtsabgleich zum Bestandslog verknüpft
- ✅ §22-Transportanzeigen werden spätestens 1 Werktag vorher gestellt
- ✅ Transportbescheinigungen enthalten alle §22(4)-Felder und sind handunterschrieben
- ✅ Sofortmeldepflichten (§26(4)/(5)) sind in einer internen SOP definiert
📅 Jahresabschluss (bis 31. Januar)
- ✅ Anonymisierten §26(1)-Datensatz für §43-Evaluation vorbereitet und elektronisch eingereicht
- ✅ Mengennachweis (angebaut / ausgegeben / vernichtet in Gramm) separat eingereicht
- ✅ Beide Berichte an die zuständige Behörde des Bundeslandes — nicht ans Bundesministerium
- ✅ Einreichungsbestätigung archiviert (5-Jahres-Aufbewahrungspflicht gilt auch für den Einreichungsnachweis)
🔍 Vor einer angekündigten Inspektion
- ✅ §26-Gesamtlog lückenlos und exportierbar
- ✅ Chargen-Dossiers inkl. Lab-COAs griffbereit
- ✅ Transportanzeigen und Bescheinigungen der letzten 5 Jahre abrufbar
- ✅ Vernichtungsprotokolle mit Bestandsabgleich stimmig
- ✅ §21-Informationsblätter für ausgegebene Chargen vorhanden
- ✅ Sofortmeldungs-SOP nachweislich existiert (Behörde kann fragen)
❓ Häufige Fragen zu §26 KCanG
Was muss eine Anbauvereinigung nach §26 genau dokumentieren?
§26(1) KCanG verlangt sieben Kategorien der fortlaufenden Dokumentation: Herkunft des Vermehrungsmaterials, laufender Bestandsnachweis (Gramm + Stück), Anbaumenge, Vernichtungen, Cannabis-Weitergabe an Mitglieder mit Pflichtfeldern (Nachname, Vorname, Geburtsjahr, Gramm, THC-Ø, Datum), Vermehrungsmaterial-Weitergabe und Transportdaten nach §22. Fortlaufend bedeutet ereignisbasiert ohne Verzögerung.
Wie lange müssen die §26-Unterlagen aufbewahrt werden?
§26(2) KCanG schreibt fünf Jahre vor. Die Unterlagen müssen der Behörde auf Anforderung elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Damit ist eine digitale, exportfähige Dokumentation praktisch Pflicht.
Bis wann muss der Jahresbericht eingereicht werden?
Bis 31. Januar des Folgejahres — und zwar zweimal parallel: einmal die anonymisierten §26(1)-Daten für die Bundesevaluation (§43), und einmal der Mengennachweis (angebaut/ausgegeben/vernichtet). Beide Berichte sind elektronisch einzureichen.
Wann muss die Behörde unverzüglich informiert werden?
Bei zwei Szenarien: (1) atypisches Gesundheitsrisiko, das über die üblichen Cannabis-Risiken hinausgeht — insbesondere bei Kontaminationsverdacht; (2) Verdacht auf Diebstahl, Verlust oder unerlaubte Weitergabe von Cannabis oder Vermehrungsmaterial. In beiden Fällen müssen alle bekannten Rückverfolgungsdaten übermittelt werden.
Ist eine Chargen-ID gesetzlich vorgeschrieben?
Nein — das KCanG schreibt kein Format vor. Das Bayerische LGL definiert eine Charge als Cannabis das unter gleichen Bedingungen angebaut, gleich verarbeitet und gemeinsam freigegeben wurde. Die Compliance-Logik verlangt eine eindeutige, unveränderliche Batch-ID die §26-Bestandslog, Lab-COA und Ausgabe-Protokolle verknüpft — das Format liegt im Ermessen des Vereins.
Welches Bundesland ist bei der §26-Prüfung am striktesten?
Bayern und Berlin haben die höchste dokumentierte Prüfintensität: Das LGL Bayern betreibt eine eigene KCanG-Kontrollstelle mit Vor-Ort-Inspektionen und Laborkapazität. Berlin fordert interne Analyseschwellenwerte. Hamburg gilt als prozessfreundlichstes Bundesland mit klar benannter Behörde und digitalem Service-Portal.
Ist digitale Dokumentation gleichwertig mit Papier?
Ja — und strukturell überlegen. §26 verlangt elektronische Jahresberichte und elektronische Abrufbarkeit auf Anforderung. Papier-only ist nicht explizit verboten, aber nicht mehr praktikabel. Track-and-Trace-Systeme werden in den KCanG-Materialien als mögliches Compliance-Werkzeug erwähnt. Es gibt keine behördliche Approved-Vendor-Liste; die Anforderung ist Output-basiert: exportierbar, rückverfolgbar, auditierbar.